اعضای کارگروه تخصصی کمیته ماده 12 در تازه‌ترین نشست به بررسی امکان پذیرش صورت‌جلسات هیات مدیره به صورت وکالتی در شرکت‌های تجارتی پرداختند و در نهایت تصمیم گرفتند با اضافه کردن متن ماده قانونی یا ماده واحده مورد انتظار در لایحه ثبت اشخاص حقوقی و درج امکان توکیل وظایف هیات مدیره در اساس‌نامه شرکت، مشکل سرمایه‌گذاران خارجی فعال در ایران را مرتفع کنند.

اداره ثبت شرکت‌ها با صدور دستورالعملی در سال 93 از پذیرش و ثبت صورت‌جلسات و مصوبات هیات مدیره که با وکالت امضا شده باشند، امتناع می‌کند؛ در متن این دستورالعمل به نظریه مشورتی اداره حقوقی قوه قضائیه اشاره شده است، مبنی بر اینکه "اعضای هیات مدیره نمی‌توانند وظایفی را که به آنها تفویض شده به عنوان وکالت یا نمایندگی به اشخاص دیگری تفویض کنند." در واقع اداره ثبت مبنای این دستورالعمل را نظریه مشورتی قوه قضاییه اعلام کرده است.

از طرفی نمایندگان انجمن سرمایه‌گذاری‌های مشترک ایرانی خارجی و وکلای سرمایه‌گذاران خارجی معترض به این دستورالعمل معتقدند، محدودیت اعمال شده در هیچ قانونی از جمله قانون مدنی و یا قانون تجارت تصریح نشده است و موضوعیت ندارد.

استدلالی هم که مطرح می‌کنند بر این اساس است که هنگام جذب سرمایه‌گذاری خارجی برای تأسیس یک شرکت در ایران، اعضای هیات مدیره در شرکت‌های سرمایه پذیر از بین اعضای هیات مدیره و مدیران ارشد شرکت سرمایه‌گذار خارجی انتخاب می‌شوند که ممکن است در اقصی نقاط دنیا فعالیت داشته باشند، بنابراین به دلیل عدم امکان حضور فیزیکی ایشان در کلیه شرکت‌های زیر مجموعه، اختیارات خود را بدون تحدید حدود اختیارات وکیل و بدون قید و شرط، به موجب وکالت‌نامه رسمی گواهی شده توسط مقامات محلی و کنسولگری‌های دولت جمهوری اسلامی به وکیل و امین منصوب خود تفویض می‌کنند که به نام و از طرف موکل در جلسات مجامع سهامداران و هیات مدیره شرکت سرمایه پذیر حضور یافته و تصمیم‌گیری کنند.

با توجه به اینکه مواردی نظیر تغییر نشانی، تغییر صاحبان امضا و یا سایر مصوبات مهم از جمله تفویض اختیار مجمع فوق‌العاده به هیات مدیره برای افزایش سرمایه موضوع بند الف ماده ۱۸۳ قانون تجارت، یا الزام به امضای اظهارنامه ثبت افزایش سرمایه توسط کلیه اعضای هیات مدیره موضوع تبصره ماده ۱۸۳ قانون تجارت که در بسیاری از موارد نیاز به ثبت فوری مصوبه دارد، در صلاحیت هیات مدیره است، بنابراین باید برای اجرای دستورالعمل اداره ثبت، همه این مصوبات برای اعضای هیات مدیره منتخب سرمایه‌گذار خارجی که در کشورهای مختلف مأمور و یا در حال مسافرت هستند ارسال شود. بدون شک این روند موجب طولانی شدن فرآیند تصمیم‌گیری و اجرای مصوبات خواهد شد و تأخیر در ثبت مصوبه و حتی توقف در فعالیت‌های مدیریتی و جاری شرکت را در پی دارد.

به باور منتقدان این دستورالعمل، بحث اصلی حمایت از امکان توکیل وظایف هیات مدیره، چه در شرکت‌های خارجی و چه شرکت‌های داخلی است. در قانون مدنی اصل بر امکان توکیل امور اصل و استثنائات آن نیز به صراحت آمده است و عدم امکان توکیل وظایف هیات‌مدیره در استثنائات تصریح نشده است.

در ادامه نمایندگان اداره ثبت شرکت‌ها و دفاتر تجاری به همراه نمایندگان معاونت پیش‌گیری از جرم قوه قضاییه و معاونت حقوقی ریاست جمهوری، ضمن برشمردن وظایف هیات مدیره در قانون تجارت، تصریح کردند که جنس وظایفی که هیات مدیره بر عهده دارند قائم به شخص است و به نظر می‌رسد سهامداران، اعضای هیات مدیره را به دلیل ویژگی‌های ذاتی این افراد انتخاب کرده‌اند و این موضوع دلالت بر این دارد که وظایف آنها قابل توکیل نیست.

در ادامه جلسه، راهکارهایی نظیر ایجاد امکان استفاده از امضای دیجیتال، عضویت حقوقی سهامدار در هیات مدیره شرکت و توکیل وظایف به شخص حقیقی، درج و تصریح امکان توکیل وظایف هیات مدیره در اساس‌نامه شرکت و همچنین درج یک ماده قانونی در لایحه ثبت اشخاص حقوقی به منظور تسهیل سرمایه‌گذاری خارجی مطرح و مقرر شد متن ماده قانونی یا ماده واحده مورد انتظار با هماهنگی انجمن سرمایه‌گذاری‌های مشترک ایرانی و خارجی و همچنین دبیرخانه کمیته ماده 12 به معاونت حقوقی ریاست جمهوری ارائه شود تا با اضافه شدن در لایحه ثبت اشخاص حقوقی و درج امکان توکیل وظایف هیات مدیره در اساس‌نامه شرکت، مشکل سرمایه‌گذاران خارجی فعال در ایران مرتفع شود.